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mercredi 3 août 2016

Word : astuces pratiques (correction et statistiques)



Voici la dernière partie de cette série d’articles tutoriels d’astuces Word. Dans l’article Word : astuces pratiques (mise en forme et création), je vous montrais qu’en appliquant et associant un style à votre texte, vous pouviez ensuite facilement modifier la police de tout votre texte ou de vos titres, en changer la taille, l’espacement, etc. Je vous montrais aussi comment les symboles de mise en forme peuvent vous aider à repérer une erreur. Il s’agit d’étapes par lesquelles nous passons parfois lors de la correction. Ici, je vous présenterai une autre facette de la correction, celle visant le raffinement du texte. Vous savez, lorsqu’on le peaufine pour le rendre le mieux possible... C’est dans cette phase qu'on s’aperçoit parfois qu’un élément manque de logique et qu’il faut le corriger, ou que l’on a utilisé le mauvais mot… partout dans notre document! Ou encore, qu’un chapitre entier n’est pas au bon endroit, ou même, qu’il ne devrait pas exister…

Mais avant, voici les liens vers les articles précédents de cette série pour consultation au besoin :
#1 Introduction:
http://dansmatetedapprentie.blogspot.ca/2016/06/word-astuces-pratiques-introduction.html
#2 Mise en forme et création:
http://dansmatetedapprentie.blogspot.ca/2016/06/word-astuces-pratiques-la-navigation.html


1. Effectuer une recherche rapide

Supposons que vous avez terminé votre document Word (peu importe qu’il comprenne 5 ou 300 pages), mais que vous réalisez qu’à un certain endroit de votre texte, vous vous êtes mal exprimé ou avez tout simplement fait une erreur. Par exemple, vous pourriez vous souvenir que la phrase erronée comporte le mot ciel. Vous voulez la corriger, mais maintenant vous vous demandez : « Où exactement ai-je donc écrit le mot ciel? » Il se pourrait que vous ayez alors l’impression de chercher une aiguille dans une botte de foin… Heureusement, il y a une solution pour trouver ce mot très rapidement. Je l’utilise très fréquemment, c’est même indispensable pour moi.

Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le petit triangle à droite de Rechercher (encerclé noir sur l’image), puis sur Recherche avancée…, cette fenêtre-ci s’ouvrira (voir image ci-dessous).


Pour reprendre l’exemple ci-dessus, vous n’auriez qu’à y écrire le mot ciel, puis cliquer sur Rechercher suivant (au bas dans cette fenêtre), et Word vous amènera directement à ce mot. Une fois à l’endroit voulu, mettez-y votre curseur et faites vos corrections. Si vous souhaitez également corriger une deuxième phrase comportant le même mot, cliquez de nouveau sur Rechercher suivant dans la fenêtre pour accéder au prochain mot ciel de votre document.  


2. Remplacer rapidement un mot particulier

Supposons qu’en fait, vous avez écrit chat, mais que vous auriez plutôt dû écrire chien. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Remplacer (encerclé bleu sur l’image). Cette fenêtre-ci s’ouvrira (voir image ci-dessous). À côté de Rechercher, écrivez chat. À côté de Remplacer par, écrivez chien.


Cliquez sur Rechercher suivant. Word vous amènera au premier mot chat. Vous avez ensuite 3 choix :
  1. Cliquez sur Remplacer pour remplacer uniquement ce mot chat par chien à cet endroit précis.
  2. Cliquez sur Remplacer tout pour remplacer le mot chat par chien partout dans le document d’un seul coup.
  3. Cliquez sur Rechercher suivant pour ignorer la correction du mot chat à cet endroit précis et passez au prochain mot chat.

3. Supprimer rapidement un chapitre entier


Dans l’article sur la navigation [revoir l’article Word : astuces pratiques (la navigation)], je vous parlais de l’utilité du volet de navigation. Il offre la possibilité de glisser un titre du volet de navigation pour le déplacer ailleurs et ainsi, traîner avec lui tout le texte qui se trouve sous lui. Ou encore, en cliquant à droite sur le titre, vous pouvez sélectionner l’entête et son contenu pour ensuite effectuer un copier-coller. Mais il existe une autre possibilité : entièrement supprimer ce titre et tout le contenu s’y rattachant. Vous n’avez alors qu’à cliquer à droite sur le titre, puis choisir Supprimer. Eh oui, parfois un chapitre entier se retrouve à la poubelle… :(


4. Connaître les statistiques du document

Il se peut que vous ayez besoin de connaître certaines données statistiques de votre document. Par exemple, on exige que votre texte ne dépasse pas 5 000 mots. Ou, un éditeur n’accepte que les romans d’au moins 35 000 mots, et si vous envoyez votre manuscrit au format papier, il exige que vous inscriviez le nombre de caractères espaces compris. Si vous comptez calculer le nombre de mots ou de caractères un à la fois, vous vous arracherez les cheveux de la tête avant d’y parvenir!


Il y a heureusement une méthode beaucoup plus simple et tellement plus rapide!


Sous l’onglet Révision, cliquez sur ABC 123 (encerclé rouge sur l’image). La fenêtre Statistique s’affichera et vous y trouverez toutes les réponses à ces questions! Sachez que si vous voulez connaître les statistiques d’une seule partie de votre document, vous n’avez qu’à d’abord sélectionner la section souhaitée avant de cliquer sur ABC 123. Et voilà! Aussi simple que ça!




J’ai reçu très peu de commentaires sur ces tutoriels, mais j’espère qu’ils auront été utiles à quelques-uns… J’ai pris plaisir à partager ces petites astuces avec vous. J’y ai parfois ajouté une petite touche d’humour dans le texte des captures d’écran, l’aviez-vous remarqué? N’hésitez pas à me demander d’autres informations ou tutoriels et il me fera plaisir d'y travailler pour vous!

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