vendredi 17 juin 2016

Word : astuces pratiques (mise en forme et création)



La mise en forme... il ne s'agit pas ici d'exercices! :)

Il s'agit plutôt d'appliquer un style à votre texte. Et pour moi, le faire dès le début me permet de gagner beaucoup de temps par la suite! Au fur et à mesure, je vous expliquerai comment et vous comprendrez, surtout lorsque nous aborderons la partie navigation (le prochain article) et la partie correction (dernier article de cette série). Créer une mise en forme m’est devenu indispensable et j’espère que ça vous sera aussi bien utile!

Je vous entends me dire : « Oui, mais j'ai déjà écrit une bonne partie de mon texte! » Pas de problème! Si vous désirez donner du style à un texte qui n’en possède pas, cela vous demandera un petit peu plus de travail, plutôt que de le faire dès le début, mais cela demeure possible. Vous en constaterez tout de même certains avantages lorsque vous travaillerez de nouveau votre document ou que vous y naviguerez.

Maintenant, commençons par le début. Pour bien me suivre dans cette formation, je vous suggère de réduire la taille de la fenêtre de cet article, d’ouvrir un de vos documents Word et d’en réduire également la taille pour positionner ces deux fenêtres une au-dessus de l’autre. C'est dans ce document Word que nous expérimenterons. Attention! Pour éviter quelques incidents, je vous suggère donc d’enregistrer ce document sous un autre nom, par exemple « NomDuDocument-essai ». Ce nouveau document nous servira de petit laboratoire!



1 : Choisir un style et l’appliquer au texte


Je vous ai préparé de belles petites images pour vous aider à mieux comprendre. Les visuels seront très contents! Sur celle-ci, en mauve, vous voyez où se trouve la fenêtre de Style dans l’onglet Accueil. Quand vous créez un nouveau document, des styles par défaut s’affichent. Pour le moment, utilisons simplement ceux que nous offre Word, par défaut.


Exercice 1:
Eh oui! J'ai même de beaux petits exercices pratiques, juste pour vous! Parce que pour mieux apprendre, il faut le faire soi-même! Allez-y! Faites-le et vous ne le regretterez pas... du moins j'espère! ;) J'ai l'impression que je me mets de la pression ici...
Déplacez votre curseur sur un paragraphe de votre texte, puis cliquez sur le style Normal (voir à gauche dans la section Style en mauve sur l’image). Tout le paragraphe se transformera selon les paramètres de Normal. Mais… et les autres?
Lorsqu’on commence à écrire dans un nouveau document, le texte s’écrit avec le style Normal par défaut. Mais dès que vous apportez un changement à la police d’écriture (taille, autre police, etc.), un lien se coupe entre votre texte et le style Normal, comme si vous écriviez désormais en mode libre. Vous devrez donc le relier à nouveau au style Normal. Vous en comprendrez les avantages plus tard, mais sachez que cette étape est nécessaire aux prochaines.
Vous devez d’abord associer tout votre texte au style Normal (c’est celui qu’on utilise généralement pour tout le texte sauf les titres), pour vous éviter un temps fou, je vous suggère de tout simplement Sélectionner tout (encerclé en vert sur l’image, cliquez dessus, puis choisissez Sélectionner tout) ou encore plus simple, d’utiliser les touches « CTRL » + « a ». Lorsque tout votre texte est sélectionné, cliquez sur l’encadré du style Normal dans la section Style. D’accord, tout votre texte, incluant les titres, sera transformé en Normal. À l'étape suivante, nous changerons les titres. Généralement, un document contient moins de titres que de paragraphes, ce pourquoi il est tout de même plus rapide de d’abord modifier tout le texte.
Maintenant, changeons les titres. Déplacez votre curseur n’importe où sur la ligne du grand titre de votre document (comme le titre de votre roman), puis cliquez sur l’encadré du Titre 1. Les paramètres du style Titre 1 s’appliqueront à votre titre. Si vous avez des sous-titres, comme des titres de chapitres. Bien que je préfère donner des titres à mes chapitres, je sais très bien que plusieurs préfèrent qu'un numéro. Mais oui, même s’il ne s’agit que d’un numéro, faites le même exercice, mais en sélectionnant Titre 2. Encore une fois, j'espère que vous ne le regretterez pas... Ben non! J'ai confiance, voyons! Par contre, pour appliquer ce style à chacun de vos sous-titres, vous devrez malheureusement répéter cette méthode à tous vos sous-titres, un à la fois, ou en les sélectionnant, encore un à la fois, à l’aide de « CTRL » appuyé. Et je ne blague même pas ici...



Voilà! Maintenant, vous avez appliqué un style à tout votre texte! Si vous déplacez votre curseur sur votre grand titre, remarquez qu’il y a un carré bleu autour de Titre 1 dans la fenêtre de Style. Cela indique que ce titre a effectivement été associé au style Titre 1. Pour le texte, Normal sera alors encadré de bleu.



2 : Créer un style personnalisé et l’appliquer au texte

Mais qu’advient-il si ce style par défaut ne vous convient pas? Eh bien, changeons-le! Notez qu’une fois les paramètres de style modifiés, puis enregistrés, ils demeureront ainsi dans ce document.


Exercice 2:
Si vous voulez éviter de transformer par erreur un titre en Normal, déplacez d’abord votre curseur sur la partie à modifier, soit ici, sur votre texte au style Normal. Cliquez à droite sur l’encadré du style Normal dans la fenêtre de Style et choisissez Sélectionner toutes les occurrences […] (ce qui sélectionne tout le texte possédant le style Normal puisqu’on souhaite le changer partout). Cliquez de nouveau à droite sur Normal, puis choisissez Modifier… Une fenêtre comme sur l’image apparaîtra. Maintenant, amusez-vous avec les paramètres! Laissez aller l'artiste en vous... :) Changez à votre goût la police d’écriture, la taille, la couleur, l’alignement et l’interligne comme vous voulez. Puis, appuyer sur OK. Maintenant, tout le texte au style Normal possède vos paramètres personnalisés! N'est-ce pas joli tout ça? Eh bien, si vous me répondez que non, n'oubliez pas que c'est vous qui avez choisi les paramètres! :) 

3 : Modifier un style

Si vous aviez modifié un style mais que vous voulez le changer de nouveau, il s’agira de répéter la procédure de l’exercice 2. Très pratique et très rapide pour, par exemple, modifier la taille de tout votre texte d’un seul coup!

4 : Créateur de style

Maintenant, saviez-vous que le style par défaut n’est qu’un style parmi plusieurs déjà inclus dans Word? Si vous n’avez aucune idée de quel style donné à vos titres ou que vous doutiez que ce que vous choisissez fasse belle figure, sachez que Word met à votre disponibilité un créateur de style! Vous n’avez qu’à y choisir votre style prédéterminé préféré, la palette de couleur (également prédéterminée), la police d’écriture, et hop, vous avez créé votre style! Tous les styles (Normal, Titre 1, Titre 2, etc.) seront modifiés d’un seul coup! 

 

Dans l’onglet Création, vous trouverez complètement à droite dans la fenêtre Mise en forme de document, le thème produit automatiquement par Word à partir des styles par défaut que vous venez de personnaliser. Placer votre document de façon à en voir les titres, sous-titres et texte, puis passez votre souris sur les autres thèmes (à droite), vous aurez un aperçu de leur effet sur votre texte (surtout sur vos titres). [Note : « Je passe la souris dessus et je ne vois pas l'aperçu! » me direz-vous! Je vous répondrai ceci: si vous n’avez pas fait l’étape précédente, celle d’associer votre texte et vos titres aux différents styles (Normal, Titre 1, Titre 2), vous ne pourrez pas voir cet aperçu des thèmes sur votre texte.] N’oubliez pas de regarder les autres choix en cliquant sur la minuscule flèche (encerclée en vert sur l’image). Pour encore plus de choix, cliquez sur Thèmes (jolie flèche rose sur l’image) et choisissez un autre thème principal. D’autres sous-thèmes apparaîtront alors dans la fenêtre Mise en forme du document.

Exercice 3:
Choisissez un thème principal, puis un sous-thème. Choisissez ensuite une palette de couleur en cliquant sur Couleurs et voyez votre texte et vos titres se transformer. Choisissez une police d’écriture. Elle s’appliquera automatiquement au texte et aux titres. Si vous désirez en appliquer une différente pour le titre, cliquez sur Polices, puis Personnaliser les polices… (tout au bas).
L’option Espacement de paragraphe vous permet de choisir divers espacements prédéfinis. Si vous souhaitez un alignement justifié pour votre texte, cliquez sur Espacement de paragraphe, puis choisissez Espacement de paragraphe personnalisé… (tout au bas).
Si le tout vous plaît, choisissez de le Définir par défaut (flèche bleue sur l’image). Ainsi, ce style apparaîtra par défaut à tous vos nouveaux documents! Oui, oui! Essayez-le et vous verrez! Encore un gain de temps pour vos documents futurs!

5 : Ajouter des effets de police d'écriture

Ce n’est pas encore parfait à votre goût? Alors allez encore plus loin avec le look de votre texte en essayant ce qui suit.

Exercice 4:

Le curseur sur votre grand titre, cliquez à droite sur l’encadré Titre 1 (dans la fenêtre de Style de l’onglet Acceuil), choisissez modifier… Dans cette fenêtre, cliquez sur Format (voir flèche verte sur l’image de droite) et choisissez Police. Cette fenêtre-ci s’affiche (voir image ci-dessous). Il s’agit de paramètres additionnels pour la police d’écriture. Amusez-vous à les essayer si vous ne les connaissez pas.

Vous pouvez également y modifier d’autres paramètres comme une bordure à votre titre, un effet d’ombre ou autre. Notez que si vous ne voulez que changer un seul mot sans modifier votre style, vous pouvez accéder à la personnalisation de police d’écriture à l'aide du petit carré en bas et à droite de la fenêtre Police dans l’onglet Accueil (flèche rouge sur l’image ci-dessous).

 


6 : Afficher les symboles de mise en forme

 

Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le symbole indiqué d’un cercle violet sur l’image. Vous verrez apparaître plusieurs symboles dans votre texte. Pas de panique! Ils disparaîtront en cliquant de nouveau sur le même symbole. Quels sont-ils donc? Ils indiquent les marques de paragraphes et d’autres symboles de mise en forme. Par exemple, vous verrez partout où vous avez appuyé sur la touche « retour » ou « enter », les espaces entre les mots, les sauts de ligne que vous avez insérés, etc. À quoi ça sert? Il se peut très bien que vous n’ayez pas à vous en soucier. Par contre, il sera très pratique s’il vous arrive un souci du genre : une page vide apparaissant là où elle ne le devrait pas, ou des espaces entre certains paragraphes semblant plus grands que d’autres. Au lieu de vous arracher les cheveux de sur la tête, parce qu'après tout on en a besoin, pensez alors à afficher les symboles de mise en forme et ils vous indiqueront fort probablement où se trouve l’erreur!


J’espère que vous avez apprécié cette mini formation sur la mise en forme. N’hésitez pas à me poser vos questions dans les commentaires ou en me contactant par courriel (formulaire de contact au bas de la colonne de droite). J’essayerai d’y répondre au mieux de mes connaissances. 

Dans la partie suivante, nous verrons différentes astuces de navigation au travers d’un document, très pratique quand il contient plusieurs pages! J’ai montré une de ces astuces à ma patronne et collègue de longue date (coucou Colette si tu me lis!), et depuis, je crois qu’elle l’utilise très souvent! Alors, ne les manquez pas! À bientôt!

Cliquez ici pour consulter l'introduction de cette série d'articles.

2 commentaires :

  1. Wahou ! Ça c'est du tuto ! Bon je vais tester tous tes exercices. Pour les premiers, je savais mais les autres, je vais vérifier. Super idée. Ça a du te prendre du temps mais tu es une excellente pédagogue. Si j'ai des questions, bien sûr je te mails ! Bisous.

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    1. Merci du compliment! Effectivement ça m'a quand même pris plusieurs heures! Aussi, j'ai tout testé pour m'assurer que je n'écrivais pas de niaiserie! ;)

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