jeudi 23 juin 2016

Word : astuces pratiques (la navigation)



Il existe plus d’une façon de rapidement naviguer à travers un document de plusieurs pages. Dérouler les pages, une à la fois, n’est pas pratique, est étourdissant, on ne s’y retrouve pas facilement, et prend de notre précieux temps! Dans cet article, je vous présente celles que personnellement j’utilise.

Mais avant, voici les liens vers les articles précédents de cette série pour consultation au besoin :

1 : Atteindre directement une page précise

Tout en bas de votre document Word, au coin gauche, vous devriez trouver le numéro de page à laquelle vous êtes dans votre document (flèche rose sur l’image). 

Cliquez dessus, cette fenêtre apparaîtra.


Entrez le numéro de page dans l’espace libre prévu, puis appuyez sur « retour » (ou « enter » sur clavier anglais), et vous atteindrez alors directement cette page. Tout simple et si rapide!

Et moi, quand est-ce que j’utilise cette méthode? Lorsque je me souviens précisément du numéro de la page à atteindre.

2 : Utiliser le volet de navigation

 Dans affichage, si on coche le petit carreau devant « volet de navigation », on pourra voir ce volet apparaître à la gauche du document (voir ce volet encerclé de rouge dans l’image). Mais il y a une méthode encore plus rapide! Celle que je préfère utiliser : cliquer sur la section du bas gauche du document « page 1 sur 44 » (le dernier chiffre représentant le nombre total de pages de votre document). Cela fera apparaître le volet de navigation.

Vous ne le trouvez pas? Alors regardez sur la première image de cet article, la section juste à droite de celle où pointe la flèche rose. Vous voyez? Si vous cliquez à nouveau dessus, le volet de navigation disparaîtra! Encore une fois… tout simple!

Bon, pourquoi je m’amuse à vous faire apparaître et disparaître ce volet de navigation? Eh bien, il pourrait vous être bien utile si vous vous attardez juste un peu à vous familiariser avec lui. Alors, pour mieux le connaître, voyons ces différents modes. Il y en a trois que vous voyez sous forme d’onglets (titres, pages, résultats).

  • Titres
En cliquant sur « Titres », tous vos titres s’afficheront automatiquement dans le volet, bien sûr, si vous avez créé au moins un titre dans votre document (voir l’article précédent sur la mise en forme). L’avantage, c'est d’y avoir une meilleure vue d’ensemble des sections de votre document, réparties par titres, ou par chapitres, pour un roman! Vous n’avez qu’à sélectionner le titre (ou chapitre) de votre choix et hop, vous y voilà!


Et moi, quand est-ce que j’utilise cette méthode? Très souvent! Chaque fois que je suis à une autre page de mon document et que j’ai besoin d’aller à un chapitre particulier, comme pour faire une correction parce que je viens de m’apercevoir d’un détail manquant ou erroné. Alors je mémorise la page à laquelle je me trouve, puis je sélectionne le titre du chapitre dans le volet de navigation, j’y fais une recherche avancée (que nous verrons dans un autre article) pour me rendre directement au mot souhaité dans ce chapitre, je corrige le tout, puis clique sur le numéro de page (au coin bas gauche), j’y entre le numéro de page où je me trouvais avant de vouloir faire une correction, j’appuie « retour » ou « enter » et j’y suis de nouveau! C’est très rapide et m’évite de chercher partout dans mon document…


  • Pages

En cliquant sur « Pages », un aperçu miniature de chaque page s’affichera dans le volet, une à la suite de l’autre. Vous pouvez les survoler à l’aide de la barre de défilement à droite jusqu’à ce que vous trouviez la bonne page, puis cliquer sur cette page et vous y parviendrez aussitôt.


Et moi, quand est-ce que j’utilise cette méthode? Pas très souvent, plutôt quand j’ai des documents avec images ou tableaux et que je ne me souviens plus du titre de la section où je veux me rendre. Les pages permettent d’avoir un visuel. En les déroulant, je recherche donc l’image ou le tableau près de la section recherchée, comme un point de repère. Dérouler ces petites pages miniatures va plus vite et donne une meilleure vue d’ensemble que de dérouler les grandes pages…


  • Résultats

Juste sous le titre « Navigation », il y a un espace libre indiquant « rechercher un document ». Essayez d’y entrer un mot que vous savez présent dans votre document. Alors, ce mot sera surligné en jaune partout dans votre document, mais aussi, dans le volet de navigation. L’onglet « Titres » vous indiquera en jaune sous quels titres ce mot se retrouve, l'onglet « Pages » vous les indiquera également, et dans l'onglet « Résultats », vous y verrez des extraits de phrases où ce mot se retrouve. En cliquant sur une phrase, vous y parviendrez directement. Mais attention! Avant de vous y rendre, n’oubliez pas de mémoriser la page où vous étiez pour éviter de la chercher pour y retourner…


Et moi, quand est-ce que j’utilise cette méthode? Rarement, mais parfois utile quand je me souviens à peu près de la phrase, mais pas des mots exacts qui entourent celui que je cherche, ni du chapitre dans lequel il est, et que mon document en contient beaucoup trop pour utiliser « recherche avancée » (que nous verrons dans un autre article).


Astuces :


  1. J’aime bien créer un titre pour la fin que j'intitule « Fin » ou « Table des matières », car c'est là où j'en insère une. Je peux ainsi directement m’y rendre si je veux, comme quand je veux seulement poursuivre l’écriture de mon document. Je me rends à « Table des matières », puis je recule d’une page. Normalement, en ouvrant notre document, Word affiche automatiquement un petit signet où nous pouvons cliquer pour nous rendre directement à l’endroit où nous étions à la fermeture de celui-ci. Je l’utilise fréquemment, mais si on se rend d’abord ailleurs dans le document, ce petit signet si pratique disparaît! C’est là que le titre « Table des matières » est utile en allant cliquer dessus dans le volet de navigation…
  2. Il est aussi possible de glisser un titre du volet de navigation pour le déplacer ailleurs et ainsi, traîner avec lui tout le texte qui se trouve sous lui. Pratique pour déplacer une section complète que finalement, nous n’avons pas mise au bon endroit!
  3. Ou alors, en cliquant à droite sur le titre (dans le volet de navigation), vous avez l’option de sélectionner l’entête et son contenu. Très pratique et rapide pour copier-coller un chapitre entier pour, par exemple, le transférer dans un autre document. Moi, je l’utilise aussi quand vient le temps de le sélectionner pour le corriger avec le logiciel Antidote.

3 : Naviguer à l’aide des titres

Directement dans votre texte, en passant la souris juste à gauche d’un titre, un petit triangle apparaîtra. Il pointera vers le bas, indiquant ainsi que le texte est visible sous ce titre. En cliquant dessus, il pointera alors vers la droite, indiquant que la section de texte sous le titre est fermée (ou rétractée et invisible). Cliquez à nouveau dessus pour la rouvrir. 
Et moi, quand est-ce que j’utilise cette méthode? Rarement, mais parfois pratique quand on a peu de titres et qu’on veut mieux s’y retrouver en déroulant les pages de notre document.


4 : Créer et modifier la table des matières

J’insère souvent la table des matières à la dernière page de mon document où j'associe le titre « Table des matières » au Titre 1 de la fenêtre de Style (onglet Accueil). Je me sers de cette table des matières pour avoir un aperçu rapide du nombre de pages de tous mes chapitres. Cela m’est utile lorsque je vérifie si un de mes chapitres en vaut deux et si je devrais le séparer en deux. Ou encore, quand j’ai de très courts chapitres et que je pense à en combiner deux. C’est une façon bien personnelle de faire... Je ne l’utilise pas pour naviguer dans mon document, mais c’est possible, en cliquant sur le titre dans la table des matières, cela, pendant que vous appuyez sur CTRL. Si créer une table des matières vous intéresse, voici comment faire.
Allez dans l‘onglet « référence », puis « table des matières » (premier à gauche) et choisissez une des tables prédéfinies.  

Une table des matières sera automatiquement créée avec les titres de votre document (que vous aurez d’abord créés). Vous pouvez la redimensionner à votre goût, car si vous avez des titres plutôt courts (comme c’est souvent le cas dans un roman), le numéro de page se trouvera bien loin et peut rendre le visuel plus difficile. Donc, pour rapprocher le numéro de page au titre, sélectionner toute la table des matières en la survolant avec la souris, puis un cliquez à droite sur un des titres. Dans la fenêtre, choisissez « paragraphe… », puis « tabulation… » (en bas à gauche). 

Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez diminuer la position à 10 cm pour rendre la table plus étroite. Plus bas, vous pouvez choisir l’alignement de la table (ne fonctionne pas toujours… allez savoir pourquoi!), puis les points de suite (entre le titre et le numéro de page). Pour s’éviter des maux de tête, pour l’alignement, il est préférable de sélectionner toute la table des matières et de choisir l’alignement (gauche, central, droite) dans l’onglet « Accueil » de Word. Ça fonctionne mieux ainsi!
Si vous avez beaucoup de titres et que vous souhaitez réduire l’espace entre les titres dans la table des matières pour que celle-ci soit moins longue, il s’agit de sélectionner à nouveau toute la table, cliquez à droite sur un titre, choisir « Paragraphe… », puis cocher « Ne pas ajouter d’espace entre les paragraphes du même style ».

Votre table ressemblera à ceci (ici, dans la tabulation, j’ai mis une position, ou largeur, de 6 cm) :
Lorsque vous modifiez un titre ou faite des corrections qui jouent sur le nombre de pages des chapitres, vous n’avez qu’à mettre à jour la table de la façon suivante : clic droit sur un titre de chapitre dans la table, choisissez « mettre à jour les champs », vous avez alors le choix de mettre à jour les numéros de page seulement ou toute la table des matières (utile lorsque vous avez apporté des changements à un titre). 

Vous n’en voulez plus? Alors supprimez-la! Pour se faire, cliquez dans la table (n’importe où), vous verrez apparaître des icônes au haut de cette table. Cliquez sur la petite flèche entre les deux images miniatures de pages, puis sélectionnez la dernière option du bas « supprimer la table des matières ». Et voilà!


Voilà pour la partie navigation! N’oubliez pas, si vous avez des questions, n’hésitez pas à me les poser. Il me fera plaisir d’y répondre au meilleur de mes connaissances. Si vous possédez d’autres astuces, partagez-les dans les commentaires ou écrivez-le dans votre prochain article de blogue et mettez le lien de votre article dans les commentaires. J’irai les lire avec intérêt! Sur ce, je vous dis à bientôt pour la prochaine partie : les insertions!

2 commentaires :

  1. Coucou Yolaine.

    Je me rends compte en lisant ton article que je me sers de peux de fonctionnalités de Word. Je pense que certaines citées dans ton article pourraient m'être utiles :)

    RépondreEffacer
    Réponses
    1. J'en suis bien heureuse! J'ai justement écrit cet article dans le but de faire découvrir quelques fonctionnalités utiles qui auraient pu passer inaperçu. J'ai mentionné toutes celles que j'utilise, mais je préfère certaines plus que d'autres. En les expérimentant, on se rend compte de celles qui nous conviennent le mieux. :)

      Effacer