jeudi 9 juin 2016

Word : astuces pratiques (introduction)



Bonjour! 

Voici une nouvelle série d’articles où j’ai pensé vous partager quelques astuces que j’utilise régulièrement dans le programme Word. Elles facilitent grandement mon travail et diminuent les pertes de temps. Certaines me sont maintenant indispensables et j’ai pensé qu’elles pourraient aussi le devenir pour vous. Ce sera donc très utile pour un auteur, mais également pour toute personne travaillant à l’aide de Word (n’hésitez pas à en informer vos proches qui l’utilisent).
Cela fait bien des années que j’utilise Word. J’ai connu de très anciennes versions! Si vous avez lu ma page « Qui suis-je? », vous vous souvenez peut-être que je suis une autodidacte. Je suis curieuse, je me promène et j'essaie divers outils du programme pour mieux le connaître. Au cours des années, j’ai donc la plupart du temps appris par moi-même, et parfois, d’autres m’ont aussi enseigné un ou deux astuces très pratiques. Je me rends compte que dans mon entourage, plusieurs de ces astuces sont inconnues. Vous en connaissez sans doute certaines, mais les connaissez-vous toutes? Je vous les partage donc. Il en existe encore bien d'autres dans le programme, je ne vous parlerai que de celles qui me semblent les plus pratiques.

Il se peut cependant qu’en cours de route j’ajoute certains points, mais pour le moment, j’ai prévu vous parler des catégories suivantes (chacun dans un article séparé) : mise en forme du texte et création, navigation, les insertions, mise en page, correction et statistiques. Abonnez-vous pour ne pas les manquer!

Note : j’utilise la version Word 2013 sur Windows 10, mais plusieurs de ces astuces se trouvent également sur de plus anciennes versions de Word.


Dans l’article d’aujourd’hui, je vous énonce d’abord un aperçu de ce dont je vous parlerai pour chacune des catégories. Il s’agira donc d’une mini formation avec Word! J’y intégrerai plusieurs images pour que le tout soit plus visuel pour vous. J’espère que ça vous plaira et que vous y apprendrez plusieurs astuces! Pour une consultation plus facile, j'ai ajouté à chacun des titres suivant, un lien vers l'article qui y est associé.

On peut facilement écrire un texte dans Word, sans se soucier de rien d’autre. Par contre, utiliser les styles dès le départ vous permettra d’ensuite vous y retrouver et y naviguer beaucoup plus facilement et rapidement. Ne vous inquiétez pas, il n’est jamais trop tard pour ajouter un style même sur un document terminé. Mais vous y gagnerez à le faire dès le début.

Vous apprendrez entre autres à :

  • Choisir un style et l'appliquer au texte
  • Créer un style personnalisé et l'appliquer au texte
  • Modifier un style (très pratique lors de modification rapide, par exemple, de la taille de tout votre texte ou des titres)
  • Créateur de style
  • Ajouter des effets de police d’écriture (juste pour le look!)
  • Afficher les symboles de mise en forme (pratique quand on ne comprend pas, par exemple, pourquoi une page vide apparaît dans notre document!)


Je vous parlerai ici des différentes façons pour vous aider à naviguer à travers un document de plusieurs pages. Car dérouler les pages, une à la fois, n’est pas pratique, est étourdissant, on ne s’y retrouve pas facilement, et prend de notre précieux temps!

Vous apprendrez entre autres à :

  • Atteindre directement une page précise
  • Utiliser le volet de navigation
  • Naviguer à l’aide des titres
  • Créer et modifier la table des matières


J’aime bien numéroter mes pages, il me semble que ça m’aide à m’y retrouver, surtout lorsque vient le temps de créer un document PDF de mon fichier. Pour cette formation, je l’ai d’abord écrite dans Word en y insérant des images d’impression d’écran que j’ai rogné. D’ordinaire bien apprécié lors de formations!

Vous apprendrez entre autres à :

  • Insérer un saut de page (je vous expliquerai comment ça peut vous éviter d'avoir des pages vides dans votre document)
  • Numéroter les pages du document
  • Insérer une note de bas de page (ce sont ces petits chiffres à côté d’un mot dans un texte qui renvoient à une note au bas de la page)
  • Insérer un symbole
  • Insérer et modifier une image


Avant d’imprimer ou d’envoyer votre document (par exemple, à votre patron ou à une maison d’édition), il est préférable d’avoir une belle mise en page. Cela facilite la lecture ou l’impression, et votre document paraît mieux fini.

Vous apprendrez donc entre autres à :
  • Afficher les règles
  • Personnaliser votre page (marge, orientation, taille, couleur)
  • Créer une marge de paragraphe pour tous les paragraphes en même temps. (Très rapide!)
  • Ajuster l’interligne et espacement
  • Ajouter un filigrane (c’est un texte ou une image en arrière-plan à votre texte)

Dans cette partie, vous comprendrez pourquoi la mise en forme est si importante! Car vous découvrirez à quel point cela vous facilitera tout travail de correction ou de modification de votre document!

Vous apprendrez donc entre autres à :
  • Effectuer une recherche rapide à l’intérieur du document (je m’en sers énormément!!! C’est indispensable! Cet outil évite de chercher une aiguille dans une botte de foin, ou un mot parmi 85 000 mots!)
  • Remplacer ou corriger un mot particulier partout dans votre texte en une seule manœuvre! (Rapide et simple!)
  • Supprimer un chapitre à l’aide du titre dans la navigation (eh oui, parfois on efface des chapitres en entier…)
  • Connaître les statistiques de votre document (pratique si vous devez, par exemple, connaître le nombre de mots ou de caractères espaces compris que peut vous demander un éditeur)


Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me les poser. Il me fera plaisir d’y répondre au mieux de mes connaissances. Si vous utilisez d’autres astuces, je vous invite à les partager dans les commentaires!

2 commentaires :

  1. Coucou Yolaine,

    Excellente idéé ! Moi aussi je me suis formée seule à Windows mais il est clair que je ne l'ai pas exploré suffisement pour pouvoir profiter des facilités qu'il nous offre. Je vais donc suivre tes articles avec plaisir :)

    RépondreEffacer
    Réponses
    1. Merci Sandrine! Eh bien comme tu le sais, c'est la petite astuce que je t'ai montré et que tu as apprécié qui m'a donné l'idée de cette série! Il m'arrive régulièrement d'en enseigner un ou deux à des personnes de mon entourage. Comme j'y vois de grands avantages pour tout ceux qui utilisent Word, il me fera donc plaisir de les partager! :)

      Effacer